Datenschutzerklärung
Diese Hinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten auf oasisface.de, im Onlineshop und im zugehörigen Kundenbereich. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden. Stand: 15. November 2026.
1. Verantwortlicher und Kontakt
XXL Oasis Check GmbH
Grafenmühlenweg 6
51069 Köln, Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Tuncay Zeren
E-Mail: info@oasisface.de
Telefon: +49 178 677 63 41
Für Datenschutzfragen und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an diese Kontaktdaten.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Daten zur Bereitstellung und Absicherung der Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung von Kauf- und Nutzungsverträgen sowie zur Abrechnung. Soweit Sie selbst Vertragspartner sind oder einen Vertrag anbahnen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Grundlage. Daten von Ansprechpartnern gewerblicher Kunden verarbeiten wir zur geschäftlichen Kommunikation auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gesetzlich erforderliche Buchhaltungs- und Aufbewahrungsvorgänge beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
3. Hosting, technische Protokolle und Sicherheit
Die Website mit WordPress, WooCommerce und unserer Kundenverwaltung wird bei STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Auch das geschäftliche E-Mail-Postfach und der Versandserver werden bei STRATO betrieben.
Bei Seitenaufrufen werden technisch notwendige Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeit des Zugriffs, angeforderte Adresse, Antwortstatus sowie Browser- und Geräteangaben. Sicherheitsfunktionen begrenzen fehlgeschlagene Anmeldungen und protokollieren sicherheitsrelevante Ereignisse. Diese Verarbeitung dient dem Schutz vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch und beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sicherheitsdaten werden nur so lange vorgehalten, wie sie zur Begrenzung und Aufklärung von Missbrauch erforderlich sind.
Die Datenübertragung zur Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Verwaltungszugänge werden gesondert geschützt. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von STRATO.
4. Cookies, lokale Einstellungen und Schriftarten
WordPress und WooCommerce verwenden technisch erforderliche Cookies für die Anmeldung, die Zuordnung des Warenkorbs und die sichere Durchführung von Bestellungen. Sitzungscookies enden mit der Sitzung; die WooCommerce-Warenkorbsitzung besteht üblicherweise bis zu zwei Tage. Anmeldecookies gelten grundsätzlich zwei Tage, bei gewähltem „Angemeldet bleiben“ bis zu 14 Tage. Eine Abmeldung beendet den Zugang. Einzelne Cookies speichern den Warenkorbinhalt nicht selbst, sondern eine Zuordnung zur serverseitigen Sitzung.
Die von Ihnen gewählte Sprache und der Hell-/Dunkelmodus werden unter „oasis-language“ und „oasis-theme“ lokal in Ihrem Browser gespeichert. Diese Einstellungen bleiben bis zur Änderung oder Löschung in Ihrem Browser erhalten. Die Speicherung notwendiger Sitzungsdaten und ausdrücklich gewählter Einstellungen erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die weitere Verarbeitung beruht auf den oben genannten Vertrags- und Sicherheitszwecken.
Die Bestellherkunftsverfolgung von WooCommerce ist deaktiviert. Die Website setzt kein eigenes Werbetracking ein. Schriftarten werden vom eigenen Website-Hosting ausgeliefert; zum Laden der Schriften wird keine Verbindung zu Google Fonts hergestellt. Sprachdateien werden ebenfalls vom eigenen Hosting geladen. Formulareingaben werden beim Sprachwechsel nicht an einen Übersetzungsdienst übertragen.
5. Anfragen, Bestellungen und Kundenkonto
Für Anfragen und Bestellungen verarbeiten wir die angegebenen Firmen- und Kontaktdaten, Ansprechpartner, Rechnungs- und Lieferadresse, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, gewählte Produkte und Mengen, Kauf- oder Aboauswahl sowie Nachrichten. Pflichtangaben werden für die Bearbeitung und Vertragsdurchführung benötigt. Ohne diese Angaben kann eine Bestellung nicht vollständig bearbeitet werden.
Das Kundenkonto wird im eigenen WordPress-/WooCommerce-System geführt. Dafür werden Benutzerkennung, E-Mail-Adresse und ein kryptografischer Prüfwert des Passworts gespeichert. Ein ChatGPT- oder OpenAI-Konto ist für die Anmeldung nicht erforderlich. Nach der Anmeldung können Kunden ihre zugeordneten Produkte, Verträge, Bestellungen und Rechnungen einsehen und verfügbare Rechnungs-PDFs herunterladen. Die Zuordnung erfolgt über das jeweilige Kundenkonto.
Die interne Kundenverwaltung (CRM) enthält die für die Zusammenarbeit erforderlichen Kontaktdaten, Anfragen, Angebote, Aufträge, Geräte- und Vertragszuordnungen sowie den Bearbeitungsverlauf. Auf diese Daten greifen berechtigte Mitarbeiter zu.
6. Lexware, Belege und Zahlungsabgleich
Für die kaufmännische Abwicklung verwenden wir Lexware Office. Unsere serverseitige Schnittstelle übermittelt die erforderlichen Kunden-, Adress-, Artikel-, Bestell- und Vertragsdaten an Lexware. Dort werden unter anderem Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und gegebenenfalls Mahnungen erstellt. Belegnummern, Status, Dokumente und Zahlungsinformationen werden zur Bearbeitung in der Kundenhistorie und zur Bereitstellung eigener Rechnungen im Kundenkonto zugeordnet.
Beim monatlichen Nutzungsabo werden die für die vereinbarte Abrechnung erforderlichen Vertrags- und Abrechnungsdaten verarbeitet. Zahlungen erfolgen per Überweisung. Die Website fragt keine Kreditkartendaten oder Online-Banking-Zugangsdaten ab. Der Zahlungsstatus kann aus Lexware übernommen werden. Rechtsgrundlagen sind die Vertragsdurchführung, berechtigte Interessen an der geordneten Geschäftsabwicklung und gesetzliche Buchführungspflichten.
Weitere Informationen zum eingesetzten Dienst finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Lexware.
7. E-Mail-Versand und Kontaktaufnahme
Geschäftliche Nachrichten und Belege können über unser STRATO-Postfach per E-Mail versendet werden, gegebenenfalls mit einem PDF-Anhang. Dazu werden Empfängeradresse, Nachrichteninhalt und Dokument an die beteiligten Mailserver übertragen. Im CRM wird der Versand mit Zeitpunkt, Empfänger, zugeordnetem Beleg und technischem Versandstatus dokumentiert. Ein vom Mailserver angenommener Versand bestätigt noch nicht, dass die Nachricht gelesen wurde.
Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir Ihre Angaben und den Inhalt Ihrer Anfrage zur Bearbeitung. E-Mails werden entsprechend den geschäftlichen Zwecken und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
8. Empfänger und Abgrenzung zum Zutrittssystem
Empfänger sind insbesondere unsere befugten Mitarbeiter sowie die für Hosting, E-Mail und kaufmännische Abwicklung eingesetzten Dienstleister STRATO und Lexware. Soweit zur Vertragserfüllung erforderlich, können Liefer- und Kontaktdaten an beauftragte Liefer- oder Installationspartner weitergegeben werden. Behörden, Gerichte oder steuerliche Berater erhalten Daten, soweit dies gesetzlich erforderlich oder zur Wahrnehmung berechtigter Ansprüche notwendig ist.
Das Shop-Kundenkonto dient den gewerblichen Käufern und Betreibern. Es ist kein Besucherkonto für Spielgäste. Die technische Identitäts- und OASIS-Sperrdateiprüfung im Zutrittssystem ist ein gesonderter Verarbeitungsvorgang. Über den hier beschriebenen Shop werden keine biometrischen Besucherdaten oder OASIS-Sperrauskünfte an Lexware übermittelt.
9. Speicherdauer
Wir speichern Daten, solange sie für die genannten Zwecke erforderlich sind. Kunden- und Vertragsdaten werden während der Geschäftsbeziehung vorgehalten. Belege und geschäftliche Korrespondenz bleiben für die jeweils geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Zusätzlich kann eine Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein. Danach werden Daten gelöscht oder anonymisiert. Eine Kontolöschung führt deshalb nicht automatisch zur Löschung aufbewahrungspflichtiger Rechnungen.
10. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit nach Art. 15 bis 20 DSGVO. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@oasisface.de. Bei berechtigten Zweifeln an der Identität dürfen wir zusätzliche Informationen zum Schutz Ihrer Daten anfordern.
11. Widerspruch und Beschwerde
Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe oder Zwecke der Rechtsverfolgung entgegenstehen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unser Unternehmen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, zuständig.
12. Automatisierung
Bestellzuordnung, Belegerstellung und monatliche Abrechnung können technisch automatisiert erfolgen. Über den Shop findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Bei Fragen zu einer Zuordnung, Abrechnung oder einem Beleg wenden Sie sich bitte an uns.
